Visma Payroll

 

 

Aktivere Proresult-til-Visma Payroll integrasjonen i Visma App Store

Bruk invitasjonskoden og ta i bruk tjenesten

I nettleseren, gå til: Visma App Store

Sørg for å logge inn med samme organisasjon/konto som bruker Visma Payroll til å lage lønnskjøringer.

Trykk "Bruk invitasjonskode"—oppgi invitasjonskode for Proresult integrasjonen.

Trykk "finn" for å navigere til siden for Proresult tjenesten (integrasjonen), trykk "integrer" for å tillate at tjenesten kan gjøre nødvendig kommunikasjon med organisasjonen sitt Visma Payroll miljø.

 

Et varsel dukker opp hvor det står "Applikasjon tillatelse ble gitt!" hvis godkjenningen var vellykket.

 

Proresult tjenesten bør nå være tilgjengelig i "Administrerte apper" seksjonen på 

 

---

⚠️ Deaktivering: Hvis man har besluttet å deaktivere Proresult tjenesten og trekke tilbake tillatelsene, velger man simpelthen "Fjern applikasjonen" og følger stegene.

 

Kopier "Tenant ID"

Trykk på bruker- og firmanavn seksjonen oppe i høyre hjørne, dette skal synliggjøre en nedtrekksmeny.

 

Ta vare på sekvensen av tall, bindestreker og bokstaver under "Tenant ID". Denne må oppgis i Proresult for å aktivere integrasjonen, og brukes til å identifisere hvilket Visma Payroll miljø som Proresult skal sende lønnsdata til.

 

 

Hvordan aktivere Visma Payroll integrasjonen i Proresult

Naviger til siden for oppsett av Visma Payroll integrasjonen: Via Proresult sin sidemeny, velg Oppsett → Integrasjoner. En kan bla ned for å finne Visma Payroll seksjonen, trykk "TIL INTEGRASJON".

Angi "Tenant ID" i feltet markert "Ny Tenant ID:", trykk så på lagre.

 

Trykk på "Innstillinger" for å navigere til fanen med innstillinger for Visma Payroll integrasjonen.

 

1. Integrasjonen aktiveres ved å trykke på svitsj-knappen, da vil den være en aktiv integrasjon i Proresult systemet og eksport verktøyene vil være synlige i lønnseksport

2. I denne nedtrekksmenyen velger en hva som skal være grunnlaget for forbindelser som opprettes mellom arbeidere i Proresult og tilsvarende ansatte i Visma Payroll.

 

3. Navigering til lønnseksport i Proresult. Dette er det samme som å velge Lønning i sidemenyen, deretter "eksport".

 

 

Bruke integrasjonen

Klargjøre lønnseksporter, sette opp lønnsarter og kostnadsbærere

 

1. Etter aktivering av Visma Payroll integrasjonen, så vil lønneksport siden ha en seksjon kalt "Standard eksport til Visma Payroll"
2. En kan lage nye grunnlag for eksport ved å lage nye lønnseksporter for ansatte avgrenset av dato områder, forekomster som kan eksporteres havner i "Eksportliste" tabellen.

 

Skal man benytte seg av kostnadsbærere for eksportene, som til eksempel Prosjekt eller Avdeling i Visma Payroll, så må man legge inn tall-IDen man benytter til disse fra Visma Payroll

 

Oppsett lønnsarter Visma Payroll—her oppgir man tall-IDer til lønnsarter man har satt opp i Visma Payroll for de ulike utregningene som skal virke på lønnsgrunnlaget

 

 

Eksportere lønnsgrunnlag til Visma Payroll

 

I eksportliste tabellen, velg raden med ønsket eksport nr. for det man vil oveføre—videre, trykk på ❶—KJØR EKSPORT. Det vil dukke opp et dialogvindu for eksporten.

❶—Nummer på eksporten

❷+❸—Aktiv fra og til

Dette er dato fra og til som lønnsoverføringen skal gjelde for i Visma Payroll. Minimum en gyldig "aktiv fra" dato er påkrevd. Noen bruker kanskje begrepet lønnsperiode for fra- og til datoen her.

❹—LAG TRANSAKSJONER

Ved å trykke på knappen så produserer man transaksjonene (linjer med lønnsgrunnlag) man skal sende til Visma Payroll.

❶—Transaksjons-linje

En linje som representerer en transaksjon i Visma Payroll, med hvilken ansatt det gjelder, hvilken lønnsart som brukes og antall (timer o.l.)

❷—Kommentar til transaksjonene (valgfritt)

Det man skriver her vil dukke opp som en kommentar for alle transaksjonene man overfører i Visma Payroll. Maks 255 tegn.

❸—Send

Send transaksjons-linjene i listen til Visma Payroll.

Trykker Man "SEND" så begynner man å sende transaksjonene én og én til Visma Payroll.

Etter å ha trykket "SEND" vil det også være mulig å trykke "STOPP" for å stanse eksporten fra og med neste transaksjon.

 

 

Status på transaksjoner

Venter

Transaksjonen venter på å sendes avgårde til Visma Payroll.

 

Sendt

Transaksjoner som har blitt sendt vellykket, får statusen "Sendt"

 

⚠️Transaksjoner med Advarsler

Transaksjoner med advarsler vil ha en oransje varseltrekant på "Status" kolonnen. Noe skjedde med en transaksjon som kan være nyttig å vite og eventuelt ta stilling til.

 

⚠️Transaksjoner med Feil

 

Dersom en transaksjon byr på en kjent feil etter å ha bli laget, eller det oppstår feil med en transaksjon i sendingen, så vil “Status" kolonnen for linjen endre seg til ”Feil”. Det skal som regel opplyses om hva som ligger bak feilen, som for eksempel manglende verdier eller oppsett på Visma Payroll siden—man kan bli kvitt feil ved å ta stilling til feilmeldingen, gjør utbedringer og prøve på nytt. 

Typiske problemer er at det mangler ansatt forbindelser, at lønnsarter ikke er riktig satt i både Proresult og Visma Payroll, eller at en mangler kostnadsbærere for Prosjekter eller Avdelinger i Visma Payroll som speiler et Proresult prosjekt eller en avdeling. Hvis man retter opp i disse manglene og lager transaksjonene på nytt igjen, så bør overføringen lykkes.

 

❗Hvis feilen “blokkerer” og ikke forsvinner—eller er vanskelig å bli kvitt på kort nok frist så kan en sende alle transaksjoner unntatt den eller de som er problematiske, deretter opprette utestående transaksjone(r) manuelt i Visma Payroll med samme data.

 

ℹ️ Transaksjoner som allerede er sendt

Proresult tar vare på de transaksjonene man jobbet med sist med en bestemt aktiv fra- og til- datoer, men ikke flere enn det.

Åpner man eksport dialogen for samme eksportnr, benytter samme datoer for aktiv fra og aktiv til—og så trykker LAG TRANSAKSJONER så vil man hente mellomlagrede transaksjoner istedet for å lage grunnlaget på nytt, hvis ikke systemet har tilbakestilt de ut av nødvendighet.

Hensiktene med dette er:

1. Kunne hoppe over jobben med å gjøre klar transaksjoner til overføring og bare hente forrige

2. ta vare på tilstand om hvilke som har blitt sendt:

   

   Mellomlagrede transaksjoner som har blitt hentet frem igjen og Proresult vet allerede er sendt, vil ha en status slik som avbildet over.

 

🛠️Feilsøking—kjente problemer—problemløsing

Ansatt mangler ansattkobling—reparere ved å koble med forslag

 

Integrasjonen forsøker å koble ansatte automatisk beroende på innstillingen man har satt. Bommet den automatiske kobleren—men klarte å finne forslag til kobling—så vil forslaget dukke opp i "vis mer" seksjonen til den relevante transaksjonen.
Trykker man "OK" så bekrefter man å bruke forslaget. Skulle forslaget være feil, så må man gå til adminstrer arbeidere for den ansatte for å koble manuelt. 

Sannsynligheten er høy for at den ansatte simpelthen ikke finnes i Visma Payroll, eller mangler mye data i Proresult som finnes i Visma Payroll dersom det skjer at den automatiske kobleren ikke lykkes.

 

ℹ️ Strategier for å koble ansatte hvis automatisk kobling feiler

Koble ansatte én og én i administrer arbeidere > rediger

Dersom ansatt/arbeider info ikke er akseptabelt likt nok eller hvis den automatiske kobleren feiler av uforutsette årsaker, så kan en bestandig koble arbeideren til en Visma Payroll ansatt i administrer arbeidere. NB: Fungerer kun med “nytt grensesnitt” versjonen av administrer arbeidere.

 

Fremgangsmåte 1: Naviger via knapp i varsel på en transaksjon

 

Man får et advarsel dersom en ansatt for en transaksjon mangler kobling—men den ansatte må kobles manuelt. Man kan bruke trykknappen i feilmeldingen til å navigere til “rediger ansatt” bildet for den aktuelle ansatte.

 

Fremgangsmåte 2: Naviger i sidepanelet

1. Finn ansattnummer for de eller den ansatte som mangler forbindelse

2. I sidemenyen gå til ❶ Arbeidere > ❷ Admin. arbeidere > ❸ I "Arbeidere" samlingen, lokaliser ❹ den ansatte > ❺ trykk Rediger for å redigere den ansatte

3. Hvis Visma Payroll integrasjonen er aktiv, så kan en i seksjonen "integrasjoner" nederst se en nedtrekksmeny, dette er et verktøy som lar en hente ansatte en har i Visma Payroll—deretter velge riktig ansatt i listen som svarer til den valgte Proresult arbeideren.

 

ℹ️ Hvordan aktivere “nytt grensesnitt” for administrer arbeidere

 

Vil en ikke bruke nytt grensesnitt for administrer arbeidere, så er siste utvei for å koble arbeideren å oppdatere informasjon i Proresult til å stemme bedre overens med informasjonen om arbeideren i Visma Payroll.

 

Oppdater et utvalg av arbeider info i Proresult til å bedre stemme overens med den ansatte i Visma Payroll—forsøk deretter å lage transaksjoner. Eksempler:

1. Sørge for at fornavn og etternavn er de samme

2. Sette startdato og fødselsdato i Proresult til det samme som ansatt har i Visma Payroll

3. Sette personnummer (dersom det er aktuelt og lar seg gjøre)

4. Endre ansattnummer dersom det lar seg gjøre

5. Forsøk å lage transaksjoner på nytt—den automatiske kobleren bør fungere.

 

Eksport dialogen oppdaterer seg ikke/svarer bestandig med det samme (til ulempe)

Det er med vilje at integrasjonen prøver å ta vare på transaksjonene man senest jobbet med, det er for å redusere antall sjekker og spørringer til Visma Payroll—samtidig som man kan ta vare på informasjon om at transaksjoner allerede er sendt. Dersom dette har blitt en ulempe, så kan man sikre at man henter nytt grunnlag ved å:

1. Endre én av datoene (aktiv fra eller aktiv til) så trykke "LAG TRANSAKSJONER".

2. Simpelthen trykke "KJØR EKSPORT" for en eksport med et annet eksport nr. i Eksportlisten, da vil en ny eksport bli gjeldende og informasjon om den forrige glemt.

 

Eksportlisten har eksporter / bunter med mange registreringer til eksport—men det kommer færre enn forventet eller ingen transaksjoner ved "lag transaksjoner" i Visma Payroll Eksport dialogen

Mest sannsynlig skyldes dette at en har lønnsgrunnlag i eksportlisten som forutsetter en bestemt lønnsart—og den lønnsarten er ikke satt i "oppsett lønnsarter". Løsningen er å sette tilstrekkelig med lønnsarter som dekker for overføringsgrunnlaget (om det til eksempel er overtidstimer, og så videre).
 Det er ikke nødvendigvis noe galt om det er færre transaksjoner enn registreringer siden noen linjer typisk blir en sammenslåing av flere registreringer, for eksempel tre ulike forekomster av alminnelige time registreringer for en ansatt kan bli én transaksjon med timene summert.

 

Feilmelding: kostnadsbærer er inaktiv eller finnes ikke i Visma Payroll

Man får normalt feilbeskjed om dette i eksport-dialogen om det inntreffer. Man kan ordne dette ved å gå inn i Visma Payroll, og så oppdatere kostnadsbæreren til å være aktiv.

 

Feilmelding: for mange forespørsler (feilkode 429)

Løsningen er som regel å vente noen minutter før en prøver å overføre på nytt. Dette er en feilbeskjed som unntaksvis kan skje hvis:

1) Mange bruker tjenesten samtidig for å gjøre lønnsoverføringer, eller

2) Visma sitt Payroll API er generelt i veldig flittig bruk en time.

 

Kontaktinformasjon Proresult

Vi i Proresult er her for å hjelpe. Trenger du bistand fra en av våre kundekonsulenter, finner du kontaktinformasjonen under. Vi svarer så fort vi kan!

Du kan alltid kontakte oss via epost eller telefon:

• Epost: support@proresult.no 
• Telefon: 57 82 00 06   10:00-14:00