Dokumentmodulen

Dokumentmodulen

Merk: Skal du redigere maldokumenter på det overordnede IK-systemet bør du først lage en kopi av dokumentet og deretter redigere kopien. Den originale malen kan du slette (dette får ingen følger vedrørende oppdateringsvarsel). Ved redigering i mal-filen kan man risikere å overskrive egne tilpassinger av dokumentet, ved innlasting av oppdatert mal fra Proresult.

På prosjektnivå kan du trygt redigere direkte i dokumentet som er synkronisert til prosjektet.

Hovedside

For å åpne mapper og dokumenter må du “dobbeltklikke” på linjen med aktuell mappe eller dokument. Tidlegere holdt det med “enkeltklikk”. Ved et enkelt klikk på flere av mappene eller dokumentene vil man markere disse. Dette kan være nyttig om du for eksempel ønsker å skrive ut et utvalg av innholdet.

Funksjoner

På hovedsiden finner du en rekke funksjoner:

• Prosjektvalg (knapp): Vise valgt prosjektmappe (prosjektnivå)

• Arbeider (knapp): Vise hvilken tilgang den ansatte har til dokumenter

• HMS/KS dokument bibliotek: Tilgang til HMS/KS malbiblioteket

• Søkefelt: Søk etter dokumenter

• Vis prosjektdokumenter (bryter): Åpner for visning av overordnet og prosjektinformasjon

• Vis sletta: Viser slettede mapper og dokumenter, disse kan gjenopprettes ved å trykke på de tre prikkene under “handlinger”.

• : Mappesti, naviger mellom mappene på denne mappestien
  
  1: Mappenavn/dokumentnavn
  
  2: Oppdatert: Dato viser sist redigering i mappe/sist redigering på dokument
  
  3: Symbol mappe: Viser hvor mange mapper som ligger i første ledd under denne mappen
  
  4: Symbol dokument: Viser hvor mange dokumenter som ligger i første ledd under denne mappen
  
  5: Symbol personer: Tildeler og viser hvem som har tilgang til innholdet eller deler av innholdet på mappen. Kan styres på personnivå og avdelingsnivå. OBS!! Admin med dokumenttilgang har tilgang via pc. For at brukere skal ha tilgang må knappen med bilde av mobiltelefonen være påskrudd.
  
  6: Symbol telefon: Skru på og av tilgang til mappen eller dokumentet via mobilapp. Det er kun personer som har fått tilgang til mappen eller dokumentet via knappen med personene som får tilgang.

Handlinger

Åpner en ny undermeny

• For mapper:

  • Gi nytt navn

  • Flytt

  • Skriv ut innhold (komplett mappe, inndelt i mappenavn)

  • Skriv ut innholdsfortegnelse (kun mappe og dokumentnavn, valg for rev. nr, rev. dato og rev. ansvarlig

  • Slett

For dokumenter 

• Rediger (sender deg til redigeringsverktøyet, se beskrivelse)

  • Se historie (Rev. historikk med mulighet for å se gamle revisjoner)

  • Opprett kopi

  • Flytt (internt i Proresult)

  • Del lenke (del dokumentet med eksterne via en link)

  • Lesebekreftelse (se beskrivelse Lesebekreftelse)

  • Leselogg (se beskrivelse for Leselogg)

  • Skriv ut (her kan du også velge å lagre fila som PDF)

  • Slett

• : Åpner nye valg

  • Last opp filer (laste opp filer fra harddisk)

  • Nytt HTML-dokument (Filformatet som vi bruker i Proresult)

  • Ny mappe

  • Ny ekstern lenke (Link til nettsider eller sharepoint)

Lesebekreftelse

Aktivering av lesebekreftelse vil resultere i at dokumenter må åpnes og det må krysses av for at disse er lest og forstått. Avhengig av om du aktiverer lesebekreftelsen i det overordnede internkontrollsystmet eller på prosjektnivå, vil dette vise på ulike plasser i appen. Aktivereres lesebekreftelsen på overordnet nivå vil dokumentet dukke opp før startsiden. Aktiveres lesebekreftelsen på prosjektnivå vil dette være påkrevd kun på det aktuelle prosjektet.

Leselogg

Leseloggen vil vise hvem som har lest dokumentene som har lesebekreftelse. Denne loggen kan hentes ut på pr. dokument eller på personnivå.

Dokumentnivå: 

• Åpne undermenyen på handlinger for gjeldende dokument

• Velge leselogg

Personnivå: 

• Trykk på knapp for arbeider på topplinjen

• Velg gjeldende arbeider

• Trykk på knapp for leselogg (denne ligger ved siden av knappen for arbeider på topplinjen)

Redigering HTML-dokument

Verktøyet i modulen er oppgradert i dokumenter 2.0. Dette betyr at innholdet i word-dokument og bilder kan limes rett inn i tekstsiden. Verktøyet brukes som et vanlig skriveprogram og har en verktøylinje på toppen. Ved å holde musepeker over de ulike ikonene vil beskrivelse av funksjonene dukke opp.

Detaljer

Detaljefanen er normalt stengt, men ved å åpne denne får du tilgang til dokument-id, versjonsnummer, versjonskommentar og mulighet til å sette på ny revisjonsdato. Hvem som har redigert dokumentet kommer automatisk basert på hvem som er innlogget på kontoen.

MERK: Dette er manuelle felt. Det blir ikke automatisk oppdatert med nytt versjonsnummer og dato for hver gang man åpner dokumentet i redigeringsmodus eller gjør endringer på dokumentet.

Sett inn funksjonen

• Ligger helt til høyre på verktøypanelet

  

Ved å trykke på dette ikonet vil en få tilgang til å sette inn ulike elementer.

Alle funksjonene vil aktivere automatisk henting av data der disse blir lagt til. Er dokumentet i redigeringsmodus vil dataen ligge i doble klammer [[eksempel]], men så snart dokumentet åpnes på vanlig måte vil riktig data dukke opp.

Signaturfunksjonene

• ligger under sett inn

→ Signer denne (uten kopi) - Legger til signaturfelt for digital signatur via app. Ved dette valget vil det være mulig å legge til flere signaturfelt på samme dokument.

→ Signer og lag signert kopi - Legger til signaturfelt for digital signatur via app. Ved signert dokument vil originaldokumentet duplisere seg og det er kun mulig å legge en signatur per dokument.