Gå til innhold
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Visma Business

Denne artikkelen gir en oversikt over hvordan du kommer i gang med integrasjonen mellom Proresult og Visma Business via VBOnline. Du får steg-for-steg-veiledning for pålogging, kontroll av eksisterende data, og oppsett av viktigste innstillinger for kunder, prosjekter, fakturagrunnlag og leverandørfakturaer. Du får også en tydelig oversikt over hvilke felt som synkroniseres mellom systemene, og hvordan leverandørfakturaer fra VB automatisk kan importeres til prosjektregnskapet i Proresult for økt kontroll over løpende kostnader

 

Inneholder

 

Kom i gang med integrasjonen

  1. Gå til Oppsett > Innstillinger > Integrasjoner > Visma Business via VBOnline

  2. Logg inn med mottatt URL, brukernavn og passord fra VBOnline. Dette er en engangsinnlogging som må gjøres for å knytte opp integrasjonene.

For mer informasjon, se: VBOnline kontaktinformasjon

 

Innstillinger for integrasjonen

image-20240410-081857.png


Før man slår på noen automatiske jobber så er det viktig å vurdere følgende:

  1. Eksisterende kunder og prosjekter: Eksisterer det allerede kunder eller prosjekter i begge systemer, må disse ha identiske nummer (kundenummer for kunder og prosjektnummer for prosjekter), og kobles sammen før du aktiverer automatisk overføring. Denne sammenkoblingen skal utføres av Proresult – ta kontakt på support@proresult.no for bistand.

  2. Aktivering av kundeintegrasjon: Aktiver integrasjonen for «Kunder» dersom du ønsker at kundedata automatisk skal importeres fra Visma Business til Proresult. Hvis du ønsker å igangsette importen umiddelbart, kan du trykke «Kjør nå». Eventuelle feilmeldinger vises fortløpende slik at du kan håndtere dem underveis. Når kundeimporten er aktivert, kjøres den automatisk én gang i timen.

  3. Overføring av prosjekter: Du kan overføre prosjekter i begge retninger. Velg "Importer" dersom prosjekter opprettes i Visma og skal overføres til Proresult, eller "Eksporter" hvis prosjektene opprettes i Proresult og skal sendes til Visma

    • Prosjekt - Avsluttet status: Angi hvilket ID-nummer prosjektene skal få i Visma Business når de avsluttes i Proresult (gjelder kun ved eksport fra Proresult til Visma).

    • Hent Prosjekt-status (Proresult fra Orgunit1 (VB)): Dette gjelder kun import av prosjekter, og krever at prosjektstatus er aktivert i Proresult, med ID-numre som stemmer med de i Visma. Aktiver denne innstillingen hvis du ønsker at prosjektenes status i Proresult skal følge statusen fra Visma.

    • Hent Prosjekt-ansvarlig (Proresult) fra Official (VB): Dette gjelder kun import av prosjekter, og forutsetter at prosjektansvarlig er aktivert i Proresult og at ansattnummeret stemmer med det som er registrert i Visma. Når dette er valgt, vil prosjektansvarlig i Proresult automatisk bli hentet fra “Official” (prosjektleder) i Visma.

  4. Aktivering av prosjekt-overføring: Oppsett for overføring av fakturagrunnlag: Når du har satt opp ønskede innstillinger, kan du aktivere prosjekt-overføringen ved å slå på bryteren “Prosjekt - Overføring”. Ved å trykke “Kjør nå” starter du overføringen umiddelbart. Eventuelle feilmeldinger vises fortløpende, slik at du kan følge opp og rette ved behov. Med aktivert automatikk vil overføringen deretter utføres automatisk én gang i timen.

  • Standard produktnummer: Må samsvare med et eksisterende produktnummer i Visma Business, og benyttes automatisk for fakturalinjer som ikke har eget produktnummer definert.
  • Produktnummer timer: Må samsvare med et gyldig produktnummer i Visma Business, og benyttes konsekvent for alle timelinjer på fakturagrunnlaget.
  • Produktnummer reise/utgifter: Dette må tilsvare et produktnummer som finnes i Visma Business, og benyttes alltid for linjer som gjelder reisekostnader på fakturagrunnlaget.
Oppsett for leverandørfakturaer: Denne funksjonen kan aktiveres hvis du ønsker at leverandørfakturaer som legges mot prosjekt i VB, automatisk skal importeres til prosjektet i Proresult.

 

Kunder

Kunder får samme kundenummer som i Visma Business når de importeres.

Følgende felter importeres og oppdateres ved endring:

  • Navn
  • Adresse
  • Postnummer/sted
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Organisasjonsnummer

 

Prosjekt

Eksport (fra Proresult til Visma Business)

Ved eksport fra Proresult til Visma Business beholder prosjektene samme prosjektnummer som de er opprettet med i Proresult. Følgende felter synkroniseres til Visma Business:
  • Navn
  • Kunde
  • Avsluttet status (se oppsett over)
  • Startdato
  • Sluttdato


Import (fra Visma Business til Proresult)

Ved import fra Visma Business til Proresult beholder prosjektene samme prosjektnummer som i Visma Business. Følgende felter synkroniseres til Proresult:

  • Navn
  • Kunde (dersom denne er satt i VB. Hvis ikke, ignorerer integrasjonen dette, slik at det er mulig å kun sette kunde-kobling på prosjektene i Proresult)
  • Startdato
  • Sluttdato
  • Prosjektansvarlig (valgfritt - se oppsett over)
  • Prosjektstatus (valgfritt - se oppsett over)


Fakturagrunnlag

For å overføre et fakturagrunnlag til Visma Business, klikker du “Opprett ordre (Visma Business)” på aktuelt fakturagrunnlag i Proresult. Dette oppretter en tilsvarende ordre i Visma Business. Husk å følge oppsettet slik at alle linjer blir koblet mot gyldige produktnumre i VB.

 

Leverandørfakturaer

Når denne funksjonen er aktivert, finner du leverandørfakturaene som legges på prosjektene i Visma Business under “Prosjektregnskap”-funksjonen i Proresult. Det som importeres er sum (eks. mva) for fakturaene og linken til selve fakturaen, slik at denne kan åpnes fra prosjektregnskapet. Dette gir et mer komplett og oppdatert prosjektregnskap i Proresult fortløpende.

 

Support

Vi i Proresult er her for å hjelpe. Trenger du bistand fra en av våre kundekonsulenter, finner du kontaktinformasjonen under. Vi svarer så fort vi kan! 🟢

Du kan alltid kontakte oss via epost eller telefon: