Vi anbefaler at det første steget ved oppstart av HR-modulen er å gå inn i HR-admin og tildele rollen som HR-administrator.
Om bedriften ikke har tildelt rollen som HR-administrator til noen, vil alle som har Admin-tilgang få opp dette menyvalget.
Deretter tildeles personalansvar:
Velg først hvem som skal ha personalansvar, så kan du legge til hvem de skal ha ansvar for. Du kan velge både enkeltpersoner og avdelinger.
Slik vil alle ansatte få hver sin personalmappe. Det er kun den personalansvarlige, samt den ansatte selv som kan se personalmappene.
To-faktor innlogging
All bruk av HR-modulen krever to-faktor innlogging, så pass på at alle arbeiderne har e-postadresse og/eller mobiltnummer registrert. (Dette legges inn via Admin. arbeidere.)
Utforming
Utforming av menyer og valg/knapper går igjen gjennom hele HR-modulen. På høyre side ligger knappene for å legge til ny bruker eller informasjon (grønn knapp helt øverst i gjeldende kategori). Redigeringsmuligheter finner du nedover på alle punktene som kan endres/slettes. Inne i personalmappen finner du også tre prikker. Trykk på disse for å se ytterlige funksjoner.
Malverk
HR-modulen leverer omfattende malverk for sentrale HR-dokumenter, inkludert on- og offboardingprosesser, arbeidsavtaler, avtale om firmabil og flere andre. Merk at disse malene er utgangspunkt og kan kreve tilpasninger for å oppfylle virksomhetens spesifikke behov.
Brukerdokumentasjon
I HR-modulen vil du alltid ha rask tilgang til riktig brukerdokumentasjon. Klikk på det grønne spørsmålstegnet øverst på siden, så vil du havne på riktig side i Proresult brukerdokumentasjon.
HR-Rapporter
For HR-admin og personalansvarlige vil det ligge en egen hurtigmeny til HR-rapporter ved siden av symbolet for brukerdokumentasjon. Disse rapportene er også tilgjengelige via Rapporter i hovedmenyen.
Obs: for å kunne vise rapportene kreves det at du har admin-tilgang til de modulene som innholdet rapporteres fra.
Personvern
HR-modulen inneholder en rekke sikkerhetsmekanismer for å ivareta ansatte sitt personvern og bidra til at din bedrift kan etterleve kravene i personvernlovgivningen/GDPR på en effektiv måte.
Dokumentene i personalmappa krypteres dobbelt. Dette vil si at det er kryptert ved lagring i tillegg til ved overføring. Dette gir en ekstra sikkerhet for at innhold ikke kan leses/publiseres ved en eventuell datalekasje. I tillegg har Proresult sine kundestøtte-brukere ikke tilgang til dette innholdet, slik at opplysningene forblir beskyttet selv dersom det er behov for support på modulen.
Det anbefales derfor at all personlig og sensitiv informasjon om de ansatte lagres i personalmappa.
Tilgangsstyringen sikrer at det kun er personalansvarlig og den ansatte selv som har tilgang til dokumentene. Kun HR-administrator kan endre hvem som har personalansvar, og alle endringer i tilgang loggføres.
Gå videre til informasjon om HR-admin eller Mine ansatte.