Eksport av reiseregning/utlegg til lønnssystem

 

Inneholder

• Kom i gang
• Sette opp lønnsartkoder
• Eksportere

Kom i gang

---

Forutsetninger:

• Reiseregning- og/eller utlegg-modulen er aktivert

• Ditt regnskap/lønnssystem støttes og integrasjonen er aktivert (se egen brukerdokumentasjon for de ulike systemene).

Slik aktiverer og setter du opp eksporten:

• Gå til integrasjonssiden: Oppsett → Innstillinger → Integrasjoner → Velg ditt regnskapssystem

• Se etter “Reiseregning/utlegg” og aktiver denne. Du kan bestemme om eksport skal utføres med eller uten prosjektnummer, alt ettersom dere prosjektfører denne kostnaden eller ikke.

 

Sette opp lønnsartkoder

---

Lønnsarter for de ulike typene av diett og utlegg må settes opp. Dette kan gjøres via linken Oppsett av lønnartkoder fra integrasjonssiden som du også finner i menyknapp oppe til høyre inne på selve lønnseksport-siden. Lønnsartkoden er normalt et nummer/ID som representerer lønnsarten i lønnsystemet. For hver enkelt type som er ibruk må det settes opp en lønnsart for skattefritt og skattepliktig del, med mindre typen alltid er skattefri eller skattepliktig.

Det kan brukes samme kode på flere typer. Det er teksten ifra beskrivelsen på reiseregningen i Proresult som overføres og primært vil vise på lønnsslippen, men det er innstillingene på lønnsarten i lønnssystemet som bestemmer skatteregler, regnskapskonto mv.

 

Eksportere

---

Gjøres normalt via Lønning → Eksport → Gå til eksport av reiseregning/utlegg.

Hvilket system som eksporteres til blir normalt automatisk valgt, men du kan velge system dersom du har aktivert eksporten for flere.

1. Velg lønnskjøring som det skal eksporteres til dersom systemet krever dette. Hvis du ikke har startet en ny lønnskjøring i lønnssystemet må du gjøre dette først.

2. Vel hvilke reiseregninger som skal eksporteres. Normalt viser alle reiseregninger som ikke har blitt eksportert enda. Du kan filtrere på dato/ansatt/prosjekt/status og du kan velge å ta med de som har blitt eksportert tidligere ved å krysse “Inkluder eksporterte”, dersom det skulle bli behov for å eksportere et utlegg på nytt.

3. Klikk “Forhåndsvis eksport”

4.   I forhåndsvisningen vises linje for linje det som blir eksportert. Eksporten forsøker å slå sammen linjer med samme ansatt, lønnsartkode, sats og type-beskrivelse.
Gå igjennom å ta stikkprøvekontroll av at eksportdataene ser korrekt ut.
Dersom det fks mangler lønnsartkode eller annet ting som kan oppdages før eksporten forsøkes, så vil det stå en merknad alà siste linje på skjermbildet under. Da bør det rettes opp i dette før eksporten kjøres eller så vil den linjen og resten av den reiseregningen som linjen tilhører feile.

5.         Klikk “Eksporter til Lønnssystem”.
Du må la eksporten fullføre og vil få opp en status når jobben er fullført med en av disse

1. 1. 🟢Vellykket (grøn): Alle linjer eksportert uten feil

   2. 🟡 Delvis vellykket (gul): Eksport med advarsler

   3. 🔴 Feilet (rød): Eksport kunne ikke fullføres

I tillfelle feil/advarseler bør du legge merke til feilmeldingen som forhåpentligvis vil gi informasjon om hva som kan være problemet. Om du ikke kommer til bunns i problemet, så ta gjerne med skjermbilde av feilmeldingen og forhåndsvisningen av transaksjonene når du kontakter Proresult kundestøtte.

De reiseregningene som blir fullført uten feil vil bli merket med eksportnummeret til lønnskjøringen. De som feiler eller delvis feiler blir ikke merket som eksportert og kan dermed eksporteres på nytt igjen. Dersom noen linjer har blitt overført må du passe på å slette disse manuelt i lønnssystemet før lønnskjøring, da disse vil bli dobbelt opp når du overfører på nytt.

6.       Gå til ditt lønnssystem og sjekk at transaksjonene er komt inn på lønnskjøringen. Her varierer fremgangsmåten i de ulike systemene.