Konsekvensene av et et tilsyn kan bli store, men det er ingen grunn til at et tilsyn skal ødelegge en ellers fin dag, dersom du har alt på stell. Vi forklarer hva du bør gjøre.
Et tilsynsbrev er et varsel om at noen vil kikke deg i kortene og kontrollere at virksomheten din etterlever lover og regler.
– Det kommer ofte i kombinasjon med en telefonsamtale. Da ringer de på forhånd for å avtale et tidspunkt, gjerne to uker i forveien, sier Øyvind Krogenes, leder for fagavdelingen i Proresult.
Tilsynene er vanligvis et digitalt møte eller fysisk oppmøte, det er sjelden det kjøres begge deler, forklarer Krogenes.
Det er viktig å understreke at tilsyn ikke nødvendigvis kommer som følge av tips eller angiveri.
– Som regel er det tilfeldig utplukket hvilke virksomheter som får tilsyn, men dersom du ikke har gjennomført et supergodt tilsyn forrige gang, så har du nok høyere risiko for å bli utplukket neste gang.
Med andre ord har du alt å tjene på å gjøre det riktig første gangen.
I brevet skal de stå en agenda. Da gjelder det å sette seg godt inn i agendaen, og gjøre klart all relevant dokumentasjon.
Av og til skal dokumentasjonen sendes inn på forhånd, men dette avhenger litt av situasjonen.
– Arbeidstilsynet er en av de som ofte ber om forhåndsinnsending av dokumentasjon, sier Krogenes.
Hva som skal fremvises kommer veldig an på hvem som gjør tilsynet og hva som er temaet.
DIBK baserer sitt tilsyn på Plan- og bygningsloven og Byggesaksforskriften (SAK10).
Arbeidstilsynet baserer sine tilsyn på Arbeidsmiljøloven og HMS-forskrifter som Byggherreforskriften og Internkontrollforskriften. De kan eksempelvis be om tilsyn på ergonomi og andre risikoforhold.
– Det er en trend at risikoforhold i bedriften har større fokus i tilsyn. Eksempelvis har kravene til støv blitt skjerpet, og dette vil bli et nytt fokusområde.
Ergonomi på arbeidsplassen er langt mer enn bare kontorstoler og sittestillinger forklarer han:
– Innen bygg og anlegg vil dette gjerne være bruk av maskiner og utstyr. Vibrasjoner, løfteteknikker, slitasjefare fra gjentagende arbeid, og lignende. Dette er en aktiv arbeidsgruppe der det heldigvis er lite stillesittende arbeid, sier Krogenes.
– Etter tilsynet er over, vil det være en oppsummering man får en rapport tilsendt, og eventuelle funn blir lagt frem.
– Man skal ikke ha panikk for å få avvik. Det er veldig vanlig å få avvik eller kommentarer. Derimot er det viktig at man tar disse på alvor, og svarer ut etter beste evne.
Konsekvensene av et tilsyn dersom bedriften ikke har «orden i sysakene» kan faktisk bli alvorlige.
– Alvorlige avvik kan resultere i overtredelsesgebyrer, og de har blitt ganske høye i det siste. Vi kan snakke om mange hundre tusen kroner, kanskje over millionen på det verste.
Man skal ikke frykte tilsyn dersom man har alt på stell.
Målet med tilsyn er jo å sikre at alle følger spillereglene, og hvem som helst kan få tilsyn. Faktisk må man regne med at det vil komme et tilsyn før eller senere.
Den beste praksisen er derfor å jobbe kontinuerlig med HMS/KS (Helse, miljø, sikkerhet og kvalitetsstyring)
– Skippertak pleier sjelden å lønne seg. Det er ingen vits å stormjobbe uka før tilsynet kommer. Det handler om å kunne vise til god bruk og systematisk jobbing i det lange løp, ikke bare de to ukene etter brevet kommer.
– Bedriften alene må gjennomføre tilsynet. Men vi i fagavdelingen i Proresult kan hjelpe deg med bistand i forbindelse med tilsyn, og vi kan også sette opp en trygghetsavtale der vi sjekker inn med jevne mellomrom.
– Er du usikker, ta kontakt med en gang, og i alle fall ikke vent til dagen før. Det mangler ikke på historier om bedrifter som venter til rett før tilsynet, eller til og med etter rapporten har blitt skrevet ut. Det er mye lettere å være med fra starten av, sier Krogenes.