Tømrere vil ofte helst bruke tiden på å bygge, ikke på skjermen. Denne håndverkerbedriften i Lillestrøm har full oversikt – og får fakturert alt.
– Vi er en liten bedrift med håndverkere. De vil helst ikke bruke så mye teknologi, men bare føre timene sine enkelt og greit, med minst mulig greier rundt det, forteller Therese Billing, administratoren i Grendebygg sitt Proresult-system.
Nettopp det er utgangspunktet: Systemet må være enkelt nok til at det faktisk blir brukt ute på byggeplassen. Da får både prosjektlederne og kontoret det de trenger.
Fakta: Grendebygg AS
|
På et av de aktuelle prosjektene har Grendebygg lagt om taket på en bolig, med ny takstein, snøfanger og ny luftehatt. Senere i vinter skal boligen bygges om innvendig.
I utgangspunktet var det avtalt å legge om hovedtaket. Men det var usikkert om kunden også ville legge om gangtaket ved siden av. Slike situasjoner er hverdagskost i byggebransjen – og det er her funksjonen Varsel om endring kommer inn.
– Varsel om endring er en funksjon vi har begynt å bruke mer og mer, og som vi trives veldig godt med, sier prosjektleder Martin.
Med endringen dokumentert i systemet er det tydelig for både kunde og bedrift hva som er avtalt, og hva som kommer i tillegg.
På kontoret sitter administratoren Therese, som bistår prosjektlederne med alt hun kan – uten å være tømrer selv. En viktig del av jobben er å kvalitetssikre timelistene før de sendes til regnskapsføreren.
– Jeg ser over at ingen har glemt å føre noen dager, og at ingen har ført dobbelt. Hvis noe ser avvikende ut, for eksempel at det ser ut til å være ført på feil prosjekt, avklarer jeg det.
Hun fører også fravær. Grendebygg har lagt inn egne fraværsprosjekter i Proresult, slik at de i etterkant kan se hva fraværet skyldes.
Proresult er integrert med PowerOffice, regnskapsprogrammet til Grendebygg.
Det gjør at priser og varer bare legges inn ett sted.
– Varelisten er veldig grei. Nå har vi fått inn omtrent alle produktene vi har på lageret, så det er lettere for de ansatte å føre opp alt de har brukt. Og når jeg legger inn priser, gjør jeg det bare ett sted, i Proresult, sier Therese.
Hun trekker også frem muligheten til å importere store Excel-ark. Prisene kan oppdateres i arket, importeres til Proresult – og går videre til regnskapsprogrammet når fakturaen legges inn.
Administratoren bruker Proresult på en litt annen måte enn resten av kollegene. Hun tildeler seg selv oppgaver innenfor hvert prosjekt, og bruker dem som en huskeliste.
– Jeg tror ingen andre her bruker oppgavefunksjonen, men for meg fungerer den veldig fint. Når jeg jobber med fakturaer, har jeg PowerOffice åpent og Proresult åpent. Er det noen merknader eller noe jeg må huske på, ligger det en oppgave som lyser rett mot meg, og jeg ser at her må jeg være obs.
På spørsmål om systemet er bra for lønnsomheten, er svaret fra administratoren kontant: «Absolutt!»
– Mest av alt fordi vi får registrert alt. Vi ser totalen, at folk har registrert riktig antall timer på en dag, og at timene er fordelt mellom prosjektene. Da får vi fakturert alt.
Prosjektlederen er enig: Jo mer systemet brukes på byggeplassen, desto bedre oversikt får bedriften.
Grendebygg legger stor vekt på trivsel, og prøver å være en fleksibel arbeidsgiver. Det betyr tid til å levere i barnehagen om morgenen, mulighet til å være med på Lucia-dagen – og en ekstra fridag for dem som vil på jakt.
– Det er mye som er fint. Trivselen er bra, kunnskapen i firmaet er høy, og det er fine folk å jobbe med. Jeg har ingenting å klage på, sier Martin.
Når administrasjonen fungerer enkelt og greit, blir det mer tid til det som faktisk betyr noe: godt håndverk og gode kolleger.