HR-system for dummies – 10 spørsmål og svar

De fleste bedrifter behandler opplysninger om personer i større eller mindre grad. Samtidig er det strenge lover omkring dette. Hjelpen finnes, i form av HR-systemer. I denne artikkelen tar vi for oss noen vanlige spørsmål om slike systemer.

Sølvi Hansen og Øyvind Krogenes er Proresult sine fagpersoner på HR/HMS/KS, og gir deg svarene.

Hva er egentlig HR?

– HR står for human resources. Menneskelige ressurser, om man oversetter direkte. På norsk kalles det gjerne personal. Store norske leksikon definerer dette som det de ansatte i en bedrift utgjør av ressurser i form av arbeidskraft, kompetanse og innsats.

Hva skal man med et HR-system?

– Det er i grunn å holde orden over alt du trenger å vite om folk som jobber for deg. For det første sikre at man har den nødvendige dokumentasjonen på ansatte, samtidig som man beskytter personvernet ved å begrense hvem som har tilgang til dokumentasjonen. Systemet skal også håndtere personalmapper med eksempelvis informasjon om kontaktinfo, kontonummer, pårørende, kompetanser og kontrakter.

Hvem trenger et HR-system?

– Alle bedrifter som har ansatte. Om du har én eller hundrevis ansatte, må du fortsatt ha et trygt sted å gjøre av personinformasjonen. Det er mange måter å gjøre det på, men det beste er å legge det et sted som både ivaretar sikkerheten og personvernet.

Hvorfor må man ha et datasystem, er det ikke nok å ha en perm?

– Permen er ikke sikker nok. Verken for innsyn eller for lagring. Vi har opplevd kontorlokaler som har brent ned, der bare ringene var igjen av ringpermene. Da hjalp det ikke at all informasjonen var på plass.

Hva er risikoen forbundet med HR-systemer?

– Systemet skal ha tatt hensyn til risikoene. Derfor er det blant annet lagt inn tofaktor-innlogging. Det er kryptering dersom data kommer på avveie. Men feil kan jo skje dersom man gir tilgang til personer som ikke skal ha det. Så er det viktig å huske på at data som er slettet, blir borte for alltid som en del av lovkravet.

Kan jeg se informasjonen som bedriften har lagret om meg?

– Ja, det har du krav på. Som ansatt skal du ha innsyn i opplysninger som omhandler deg. Et godt HR-system skal gjøre det lett å dele denne informasjonen, og dermed støtte lovkravet.

Er det vanskelig å jobbe med et HR-system?

– Vi kan ikke uttale oss om alle systemer, men Proresult HR er i alle fall laget for å være så enkelt å bruke som mulig. Spesielt for de som allerede bruker Proresult-systemet.

Må man ha utdannelse for å jobbe med Proresult sitt HR-system?

– Overhodet ikke. Administratorer må ha tilgang til en PC og arbeiderne som er ansatt må kunne bruke en smarttelefon. Bruker man systemet korrekt, vil dette være innenfor lovkravene.

Er det dyrt å ha HR-systemer?

– Vi mener Proresult sitt HR-system har en veldig god pris.